Как мы переработали amoCRM у организатора спектаклей

Театрфест - С 2017 года организовывает гастроли известных спектаклей из Москвы и Санкт-Петербурга в более 20 крупных городах России, Беларуси, Казахстана, Армении, Азербайджана с участием народных и заслуженных артистов

У компании уже была внедрена amoCRM. Задача была в том, чтобы упорядочить, систематизировать, оптимизировать и автоматизировать работу менеджеров - вывести систему на новый уровень, учитывая большое количество сделок и разнообразные способы оплаты, множество городов и нескольких групп в отделе продаж.

В первую очередь сделали нескольких созвонов с ключевыми сотрудниками для проведения аудита, записи бизнес-процесса продажи, от самых первых шагов, до последних, с учетом всех возможных сценариев, возникающих по пути до цели к продаже. Выяснили какие проблемы и сложности возникают.

Вторым шагом после аудит составили техническое задание исходя из проведенного аудата и далее, после согласований, приступили к реализации проекта.

1. На основе аудита составили блок-схему бизнес-процесса продаж. Реализовали с помощью инструментов Sensei автоматизацию данной схемы.

2. Поменяли этапы продаж: убрали лишние, оставили те, которые только имеют ценность для понимания, в каком состоянии находится сделка

3. Все сотрудники начала работать по задачам с результатами. Теперь им просто нужно выбирать результата действия, то что сейчас произошло и выбирать его в задаче - а сделка сама все сделает, перенесется на нужный этап и запустит следующий этап автоматизации

4. Наладили уведомления от времени для покупателей и потенциальных клиентов - отбивки при постулпении заявок, напоминания о проведения спектакля, сообщения при недозвонах и так далее

5. Наладили причины отказа порядка 10 штук. При выборе которого сделка движется прописанным путем и запускаются очередные автоматизации

6. Настроили и обучили сотрудников работе с Воркплейсом. Они с удовольствием работают: просто нажал кнопку и переходишь к следующей необходимой для выполнения задачи

7. Разобрались с дублями. Система работы с дублями была довольна не простая в этом случае, так как у нас 3 воронки и нужно по разным сценариям действовать, в зависимости от того, кто был дубль ранее, куда и с какого он источника

8. Донастроили телефонию, чтобы пропущенные падали на нужного ответственного и приходило уведомление о пропущенным

9. Донастроили Whatsapp и Сейлзботы для Whatsapp

10. Наладили распределение сделок после первичной работы: теперь создается новая сделка после успешной или закрытой сделки. Теперь у нас есть база для адекватной аналитики. Кроме того, менеджеры могут видеть ранее сколько было сделок с каждым конкретным клиентов.

11. Создали дополнительную воронку «Реанимации», куда падают сделки, которые на данный момент не готовы покупать, но ближе к мероприятию могут решиться. Или не покупают по каким-либо причинам, как дорого, не подходит дата и например, при снижении цены или необходимости закрыть зал, мы можем им сделать предложение со скидкой. Или же, если дата поменялась, то может пропичить тех, кому дата ранее не подошла.

12. Почистили старые воронки, полностью перенесли все на новые созданные воронки, и итого, работа плавно перетекла со старой схемы работы на обновленную

13. Стандартизировали теги городов мероприятий для упорядовачивания и легкого поиска и фильтрации нужного пула сделок

16. Сделали смену ответственных - при определенных городах конкретные ответственные, а также настроили автоматическую смену ответственных за задачи, как ответственный в сделке.

17. Унифицировали вид новой созданной сделки: добавили поля, которые давали бы понимание менеджером в быстром доступе на что было продано в последний раз и на что до этого была попытка продать.

18. Привели все необходимые данные для заполнения на определенных этапах во всплывающих формах - менеджерам сразу видно, что конкретно нужно заполнить на каждом шаге

19. Реализовали автоматизацию заполнения полей, там где информация в каком-либо виде уже хранится, например заполнение ФИО и дат

20. Создали интеграцию с Телеграм-ботом, где администратору автоматически передается сразу нужна информация, а он отправляет информацию менеджеру

Увеличение продуктивности менеджеров: Сокращение времени на обработку сделок, ускорение взятие новых заявок в работу

Оптимизация работы с клиентами: Улучшение клиентского опыта (регулярные уведомления и напоминания), эффективная работа с отказами, снижение потерь лидов, входящих звонков и сообщений

Повышение точности и надежности данных: Снижение числа ошибок и дублирования данных, упорядочивание данных

Увеличение продаж: Рост общего объема продаж. Повышение дохода от сделок

Повышение гибкости и адаптивности: Быстрая адаптация к изменениям. Легкий и быстрый онбоардинг новых сотрудников